С Запада на Восток

Ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка отчетности, оформление различных справок для работников – эти операции для ПАО «РусГидро» с лета 2020 года осуществляет Общий центр обслуживания (ОЦО). В дальнейшем к этому придут и все предприятия Группы.

Лучшие решения

– Как в РусГидро появилась идея создать ОЦО?

Юлия Медведева (Ю. М.): Важной составляющей стратегии Группы РусГидро является повышение эффективности. В связи с этим работа идет по каждому функциональному направлению. В отношении бухгалтерского учета одна из лучших практик по повышению эффективности – выведение функции на аутсорсинг в специализированную компанию – ОЦО. Сама по себе идея для РусГидро не нова. Мы просто не форсировали этот процесс, потому что хотели, чтобы компания дозрела до такого решения, в том числе технологически.

– Какие преимущества дает переход на обслуживание в ОЦО?

Ю. М.: Мы улучшим эффективность бухгалтерской функции и сократим затраты. За счет внедрения единого подхода к операциям повысится качество бизнес-процессов. Благодаря унификации подходов сможем высвободить опытных и грамотных специалистов и переключить их с рутинных на более интересные задачи. Сократятся сроки подготовки отчетов и реагирования на любые запросы. Кроме того, работа через ОЦО позволяет повысить уровень доверия к нашей отчетности со стороны любых проверяющих и контролирующих органов, будь то аудиторы, налоговая инспекция, Счетная палата, Минэнерго или любые другие структуры. Они видят, что при подготовке отчетности во всей Группе применяются единые правила и подходы. Внедрение ОЦО сокращает время отклика на возникающие вопросы, проблемы, позволяет более качественно взаимодействовать, предотвращая возможные негативные ситуации.

– Внедрение единых ОЦО сегодня является общепринятой практикой. Перед началом работы над проектом анализировали опыт других компаний?

Ю. М.: Конечно. Зачем изобретать велосипед, если можно использовать интересные идеи и готовые наработки? Мы изучали опыт многих компаний – это и ТЭК, и металлургия, чтобы выбрать для себя оптимальные решения.

Причем интересен был опыт и тех, кто недавно запустил свои ОЦО, так и тех компаний, где подобные структуры существуют уже давно. – Как проходил процесс создания новой структуры?

Ю. М.: Поскольку процесс перехода затрагивает множество вопросов, в том числе не связанных с бухгалтерским учетом, таких как поиск и аренда новых помещений, подбор и мотивация новых работников, перевод существующих работников из Общества в ОЦО, в августе 2018 года для комплексного их рассмотрения и решения была образована рабочая группа, которая состояла из представителей разных департаментов и служб. Последующие несколько месяцев ушли на изучение и обобщение опыта, который наработали коллеги как в нашей, так и в смежных отраслях. В июне 2019 года мы представили свои расчеты на утверждение Совету директоров РусГидро, получили одобрение, после чего началось создание ОЦО. В первую очередь были переведены подразделения ПАО «РусГидро», которые занимаются МСФО (международными стандартами финансовой отчетности). Далее последовал перевод «пилотных» филиалов – Жигулевской и Нижегородской ГЭС – на обслуживание в ОЦО, а затем и остальные филиалы и исполнительный аппарат.

– Какие функции переданы ОЦО, а какие остались за ПАО «РусГидро»?

Дмитрий Финкель (Д. Ф.): Если говорить упрощенно, то в ОЦО переданы бухгалтерский и налоговый учет, подготовка отчетности по МСФО. За ПАО «РусГидро» остались проработка методологии по стратегическим сделкам и существенным для Группы вопросам и организация взаимодействия с ОЦО.

Ю. М.: Также надо понимать, что в связи с новым статусом бухгалтерии в качестве сервисной организации неизбежно происходит пересмотр бизнес-процессов, в том числе в сторону более активного вовлечения работников в некоторые процедуры, такие как проведение инвентаризаций, оформление документов. Наша задача – четко определить правила взаимодействия, разграничить функционал и ответственность, обеспечить организационную и методологическую поддержку.

За справкой – на портал

– Давайте посмотрим на ситуацию с точки зрения потребностей обычного работника. Раньше, чтобы получить справку или выписку, надо было пойти в бухгалтерию, найти нужного специалиста... Как действовать теперь?

Д. Ф.: Сейчас все запросы фиксируются в электронном виде. Нужно просто отправить заявку на единый почтовый ящик «ОЦО_КЛИЕНТ-СЕРВИС». Заявка к нам поступает в программе Naumen, доходит до конкретного исполнителя, который обязан выполнить поручение четко в установленный срок. Если говорить конкретно о справке, то максимальный срок ее выдачи – три дня. Но на практике мы видим, что такие запросы обрабатываются быстрее. По большому счету, это принцип «единого окна», известный многим по работе МФЦ: есть задача и есть фиксированные сроки на ее решение.

– Обратиться в ОЦО можно только через электронную почту?

Д. Ф.: Пока да, но в будущем это можно будет сделать через специальную форму на внутреннем портале, которую сейчас делают наши IT-специалисты. За счет возможности выбора различных настроек человеку будет проще сформулировать цель своего обращения. Кроме того, функционал сервиса будет значительно расширен, например, работники смогут заказывать справки и выписки в электронном виде с цифровой подписью. Подобные документы принимают уже многие учреждения. В таком случае не нужно будет обращаться в группу по взаимодействию с клиентами в своем подразделении, чтобы забрать справку на бумаге.

– Вы упомянули группу по взаимодействию с клиентами. Что это за подразделение?

Д. Ф.: По-другому ее можно назвать «фронт-офисом», и она занимается непосредственным контактом с работниками и их обслуживанием. Например, выдает заказанные справки или выписки. А есть еще «бэк-офис», который может находиться территориально где угодно, у нас это Нижний Новгород и Владивосток. Здесь обрабатывают те задачи, которые поступают от заказчиков – как структур, входящих в состав Группы, так и отдельных работников.

Вопрос локации

– Почему в качестве места размещения филиала ОЦО «Запад» был выбран Нижний Новгород?

Д. Ф.: Перед запуском проекта был проведен глубокий анализ возможных локаций по определенному набору критериев. Безусловно, это должен был быть достаточно крупный город для возможности привлечения персонала. Важный критерий – достаточное количество учебных заведений, готовящих профильных специалистов. Плюс транспортная доступность. Также важна была близость к филиалам ПАО «РусГидро», чтобы привлечь действующих сотрудников, согласных на переезд. Учитывалась и разница во времени: ОЦО гораздо удобнее работать в одном часовом поясе с заказчиком. Исходя из этих и ряда других критериев, Нижний Новгород был признан лучшей локацией.

Ю. М.: Отмечу, что костяк ОЦО «Запад» – а это 50% от всего персонала – состоит из бухгалтеров РусГидро. И, наверное, выбор города играет здесь не последнюю роль: многие решились переехать в Нижний Новгород, где и для детей, и для членов семьи есть возможности для развития и комфортной жизни.

Коллектив АО «РусГидро ОЦО» - «Запад»

Жанна Фадеева, начальник отдела реализации энергии.

Сотрудники РусГидро ОЦО - Запад, вместе с директором Романом Никитиным.

Коллектив филиала подключился к волонтерской акции "Чемодан добра", собрав школьные принадлежности для воспитанников Реабилитационного центра «Солнышко».

На экологической акции "оБЕРЕГАй" в Нижнем Новгороде.

Одновременно хотела бы поблагодарить тех бухгалтеров, которые по каким-либо причинам не смогли продолжить сотрудничество с нами. В переходный период, зная, что не останутся с нами, они продолжали добросовестно выполнять свою работу и завершать стоящие перед ними задачи.

– Второй филиал – «Восток» – расположен во Владивостоке. В чем его особенность?

Ю. М.: Если в Нижнем Новгороде речь про 200 человек, то филиал во Владивостоке будет крупнее – порядка 700 специалистов, ведь его задача – обслуживать регион, где сосредоточены крупнейшие по численности предприятия Группы. При выборе месторасположения применялись те же критерии, что и в Нижнем Новгороде.

Д. Ф.: Процесс перевода предприятий на обслуживание в ОЦО «Восток» начался летом этого года, планируем завершить его к лету следующего года. В качестве «пилотных» проектов здесь выступают ДЭК и ДГК. Добавлю, что компания заинтересована в сохранении кадрового потенциала и переводе существующих работников Группы в ОЦО, поэтому предлагаем бухгалтерам рассмотреть вариант переезда в Нижний Новгород или Владивосток. Мы открыты к общению и готовы принимать вопросы и предложения от коллег и по трудоустройству, и по переезду через любой канал связи. Например, можно написать генеральному директору ОЦО.

Первый пошел

– Какие технические и IT-решения, программное обеспечение использует ОЦО?

Д. Ф.: В части налогового и бухгалтерского учета, финансов, управления персоналом РусГидро и ОЦО используют IT-решения на платформе SAP. Плюс, конечно, мы применяем и другие системы, которые были наработаны Группой. Основная система, связанная с документооборотом, – LanDocs. Причем на первом этапе перевода в ОЦО мы начали использовать ее более широко, что позволило нам не остановить перевод во время карантина, обеспечить миграцию больших массивов документов. Кстати, забегая вперед, скажу, что в компании запускается проект внедрения новой системы электронного документооборота, которая облегчит работу по обмену и хранению документов в электронном виде.

Часть компаний Группы исторически работает в системе «1С», где осуществляются бухгалтерские, учетные, казначейские операции, планирование и т. д. Мы их также берем на обслуживание. Однако на будущее наша задача заключается в том, чтобы унифицировать все процессы по всем подразделениям Группы, привести к единому знаменателю и более совершенному виду.

– Можно ли уже говорить о каких-то первых результатах перехода РусГидро на обслуживание в ОЦО?

Ю. М.: Конечно, и они очень обнадеживающие, и даже есть чем похвастаться: перевели ПАО с соблюдением сроков и превышением запланированных положительных эффектов, силами ОЦО подготовили и сдали первый отчет с соблюдением всех сроков и требований, и все это в трудное для всей страны время пандемии коронавирусной инфекции, на которое пришелся перевод. Мы шаг за шагом продолжаем идти вперед, но это только начало.

Д. Ф.: Действительно, соглашусь с Юлией, что еще нельзя говорить, что ОЦО заработало в полную силу. Даже после перехода в ОЦО пилотных для «Востока» ДЭК и ДГК мы будем продолжать настраивать систему, отлаживать, совершенствовать и улучшать процессы. Ожидания с учетом уже достигнутого эффекта очень многообещающие, поживем – увидим. Пока полет нормальный!

– Довелось ли столкнуться с определенными трудностями при запуске ОЦО и как вы их решали?

Д. Ф.: Конечно, были трудности. Однако благодаря изучению опыта других компаний, помощи консультантов мы к ним заранее подготовились и смогли их преодолеть. В частности, это касается и сохранения персонала. Если честно, мы готовились к более худшему сценарию, чем оказалось в реальности.

Ю. М.: Мы благодарны коллегам из смежных подразделений, которые помогали нам решать многие задачи. Они с пониманием отнеслись к нашей работе, своевременно реагировали на обращения. Без их поддержки и участия нам было бы гораздо сложнее пройти начальный этап становления ОЦО.