Что такое электронная трудовая книжка?
Это запись в базе данных на сервере Пенсионного фонда России, к которой есть доступ у работника и работодателя. Удобно тем, что при выходе на пенсию не нужно будет собирать справки, подтверждающие факт трудоустройства. Кроме того, работник может в любой момент проверить, все ли сведения своевременно внесены.
Какие сведения будут вноситься в электронную трудовую?
Те же, что и в бумажную: информация о работнике, даты приема, увольнения, перевода на другую работу, место работы, должность, профессия, специальность, квалификация, даты, номера и виды приказов о том или ином событии в трудовой жизни работника, причины прекращения трудового договора.
Как я могу посмотреть, что на самом деле записано в электронной трудовой? Можно ли получить бумажную выписку из нее?
Записи в электронной трудовой можно будет посмотреть через личный кабинет на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Если у вас уже есть регистрация на Госуслугах, зайти в личный кабинет Пенсионного фонда можно по этому логину и паролю. Получить информацию, бумажную выписку можно будет как у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя), так и в МФЦ и ПФР, и неважно, где вы прописаны и в каком регионе работаете, – база учета едина.
Электронную трудовую заведут автоматически?
Да. С 1 января 2020 года информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работников уже формируется в электронном виде. ПАО «РусГидро» и предприятия Группы ежемесячно передают информацию о всех кадровых изменениях в ПФР.
Могу ли я сохранить бумажную трудовую книжку?
До 30 июня 2020 года кадровики предложат вам написать соответствующее заявление. В этом случае работодатель будет вносить сведения параллельно и в электронную базу данных, и в бумажную трудовую. И даже если вы смените работу, на новом месте кадровики будут также вести двойной учет.
Бумажных книжек как явления не будет только у тех, кто устроится на первую в жизни работу после 1 января 2021 года.
Решать надо прямо сейчас?
Нет. По закону до 30 июня работника должны официально уведомить о том, что можно выбрать форму ведения трудовой книжки, — на принятие решения у него есть вторая половина года.
Я написал заявление о переходе на электронный учет. Что дальше?
Ничего особенного. Вам просто отдадут бумажную трудовую книжку, а все записи будут делать в электронной. Но помните, что с этого момента за сохранность бумажной трудовой ответственность несете вы. Важно: перейдя на электронную трудовую, вернуться к бумажной версии вы уже не сможете.
Что делать, если я не успею написать заявление до 31 декабря 2020 года?
Если вы в декрете, в длительном отпуске, в больнице или даже в Антарктиде, написать заявление о выборе формы трудовой книжки можно и после этой даты. То же касается и людей, которые не устроятся на работу до конца года.
В случае смены места работы как я «предъявлю» электронную трудовую книжку?
Есть два варианта: либо запросить выписку в бумажном виде (при увольнении ее должны вам выдать на руки), либо предоставить электронный документ, заверенный цифровой подписью, – файл из базы данных.
А если кто-нибудь взломает электронную базу?
В ПФР уверяют, что данные надежно защищены. Без подробностей, чтобы не дать злоумышленникам пищу для размышления. Но в общих чертах известно, что данные хранятся на разных серверах, а не в общей куче, в зашифрованном виде.
Прямая речь
Виктория Пак, заместитель директора Департамента по управлению персоналом и организационному развитию РусГидро: – Государство и ПАО «РусГидро» в том числе активно двигаются по направлению к цифровому документообороту в кадровой сфере и сфере социального страхования. На предприятиях Группы уже внедрен и применяется электронный больничный лист, с 1 января 2020 года законодательно закреплен переход на электронные трудовые книжки. В перспективе планируется реализовать возможность заключения электронного трудового договора, ученического договора, договоров о материальной ответственности. Мы двигаемся к максимальной автоматизации кадровых документов (отпуска, командировки, справки и т. п.) Этот тренд правильный, цифровизация существенно оптимизирует наши ресурсы. В нашей сфере сейчас очень много «бумаги», и это усложняет жизнь и нам, и самим работникам, которым приходится постоянно что-то подписывать и с чем-то знакомиться. Значительно удобнее будет, когда заработают электронные цифровые подписи – все эти процедуры можно будет проходить практически со смартфона. Политика цифровизации принята за базовую со стороны государства, и уже дан неплохой разбег на этом пути. В то же время пока остаются вопросы, как на практике будет осуществляться тот или иной ее пункт. Надеюсь, что по мере внедрения электронных трудовых книжек и распространения этой практики все вопросы будут разрешены.
Переходить на электронную трудовую книжку или нет – это личный выбор каждого. Этот выбор так или иначе придется сделать в течение 2020 года, после получения уведомления от работодателя. Но надо понимать, что цифровизация бумажного документооборота, в том числе кадрового, – это необратимая реальность, обратной дороги уже нет.